Prečo tak často nedosiahneme „plánované“ úspechy? Pretože plánujeme formou nádeje. Dúfame, že to vyjde, snáď sa to podarí… Plánujeme, to áno. Ale často sa zameriavame len na želaný variant. Dúfame, že naše plány nič nenaruší. Veríme, že veci pôjdu hladko. K dosiahnutiu úspechu iba viera nestačí.
Pri mojom poslednom veľkom projekte som pochopila, že plánovanie formou nádeje je súčasťou bežného dňa môjho klienta. Vyjadrenia typu: „U nás sa projekty nekončia v termíne skoro nikdy.“ mi dali iba za pravdu. Ale teraz som mala na stole projekt, kde posunutie termínu nepripadalo do úvahy. Prvá úloha projektového manažéra býva dať dokopy dobrý plán. Moja nultá úloha bola dávať pozor na to, ako optimisticky k plánovaniu pristupujú jednotliví kľúčoví ľudia v projekte, lebo z ich „kúskov“ mal byť môj plán.
Aké najčastejšie chyby plánovania som videla u kľúčových ľudí v projekte?
1. Pomalý postup od nápadu k realizácií. Všetci sme na začiatku projektu nadšení, bavia nás tvorivé porady, porovnávame si nápady a konečne môžeme na veľkom projekte vystúpiť z pracovného stereotypu. Patrí ku dôležitým kompetenciám projektového manažéra túto tvorivosť podporovať. Nastane však čas, kedy je potrebné brainstorming zatvoriť, nápady pretriediť a pristúpiť k plánovaniu realizácie.
2. Optimistické odhadovanie pracnosti. Pri preberaní zadaní v projekte sú dva prístupy: „to dáme medzi kávičkou a obedom“ alebo „veď toto nikdy nemôžeme stihnúť“. Mojou úlohou v pozícii projektového manažéra je udržať plánovanie pracnosti jednotlivých úloh v reálnej rovine. Zadanie a plán musia byť dostatočne presné v rozsahu i v čase, aby pri realizácií nebolo možné pochybovať o rozsahu a pracnosti.
3. Delenie kapacít medzi projektom a líniovými povinnosťami. Pri plánovaní kapacít zainteresovaným často uniká zosúladenie bežnej operatívy z líniového riadenia s projektovými povinnosťami. Skúsený projektový manažér pomáha s udržaním balansu pri plánovaní plnenia úloh z línie a z projektu.
4. Nesprávne odhadnuté dodacie lehoty tretích strán. Ak bežne odoberáme od subdodávateľa 5 tisíc ks a dodacia lehota je 5 dní, znamená to, že pri objednávke 250 tisíc je lehota 5 dní?
5. Obava z eskalovania. Vo firmách ľudia žijú dlhodobo v štandardných úlohách a vzťahov. Pri nových projektoch vznikajú nové situácie, ktoré dostávajú ľudí mimo komfortnú zónu. Eskaláciu považujú za žalovanie a nie za nástroj na uvedenie vecí do pohybu. Vždy záleží od firemnej kultúry, ale obava z eskalovania je faktor, ktorý veci v realizácií spomaľuje. Práve tento faktor často nie je zohľadnený v plánovaní termínov, takže sú optimistickejšie, ako je výsledná realita.
